Санаторий «Радуга»

До проекта санаторий вел оперативный учет вручную. В таблице Excel велась шахматка номеров. Медицинские услуги и история болезни не были автоматизированы. Питание и бухгалтерский учёт вёлся в программе Lexcema,  частично закрывающий потребности санатория. Нужен был современный программный комплекс, который бы решил задачи оперативного учета по бронированию, размещению, питанию, оказанию медицинских услуг, учету медикаментов и истории болезни; а также полноценного бухгалтерского учета.

Цели и задачи клиента.

• Модернизация учетной системы с использованием современного программного комплекса, позволяющего решить основные задачи учета, обеспечить быстрые сроки.
• Контроль заполняемости номерного фонда санатория.
  
• Распределение услуг по времени.
• Контроль назначения и оказания процедур.   
  
• Ведение электронной истории болезни.
  
• Повышение прозрачности учета, получение руководством компании достоверной отчетности по всем разделам оперативного и бухгалтерского учета.
• Возможность применения современной контрольно-кассовой техники.
• Подготовка и представление регламентированной отчетности в автоматическом режиме.
• Снижение трудозатрат на заполнение первичных документов. Снижение «человеческого фактора» при ведении учета.
• Взаимосвязь между оперативным и бухгалтерским учетом в режиме онлайн.

Для автоматизации было реализовано комплексное решение на базе двух программ: «Кинт: Управление санаторием» и «Учет. Анализ. Управление 8», решающих в целом весь спектр задач санатория. На первых этапах кроме программного обеспечения модернизации подверглась и аппаратная часть, были установлены новые серверы и рабочие станции, проведена установка и первоначальная настройка программного комплекса «Учет. Анализ. Управление 8», первичное обучение персонала. После обследования был запущен модуль «Гостиница», затем «Медицина», далее  - «Питание». Внедрение происходило удаленно, с выездами на обучение пользователей и запуск работ по основным модулям. За гостиничным и медицинским блоками были закреплены ответственные лица со стороны сотрудников санатория с дополнительным контролем со стороны ИТ-отдела. Была организована единая информационная база предприятия. Автоматизация гостиничного учёта позволила оперативно прогнозировать загрузку санатория и следить за состоянием проживающих. Автоматизация медицины позволила ускорить приём пациентов, скорость получения расписания и возможность узнать текущую загрузку медицинских кабинетов. Удалось максимально упростить порядок обработки входящих данных о заезде гостей и передачи оперативной информации в службу питания.

Затем были произведены следующие работы.

• Загрузка справочников и совместная с сотрудниками заказчика работа по вводу бухгалтерских остатков.
• Настроен учет заработной платы и кадров, путевых листов, учет медикаментов и продуктов в столовой.
• Настроен учет поставок по контракту (договоров на поставку) с отслеживанием цен и объемов поставки, контролем расхождений.
• Настроен учет обособленных подразделений с выделением выручки и затрат.
• В налоговом учете настроен раздельный учет НДС, механизм закрытия периода.
• Подключены и настроены современные кассовые аппараты, розничный учет по подразделениям.
• Настроен мобильный интерфейс для руководителя с фиксацией разрешенных банковских платежей.
• Настроен автоматический обмен данными между программными комплексами «Кинт: Управление санаторием» и «Учет. Анализ. Управление 8» в части продажи путевок, приема платежей, бронирования, размещения, оказания медицинских услуг, питания, выселения гостей. 

Это позволило автоматизировать следующие бизнес-циклы:

• Организация учета путевок с передачей данных от ресепшена в бухгалтерию.
• Бронирование гостей в номерном фонде, выписка путевок.
• Отслеживание и фиксация оплаты, заселение.
• Выселение и формирование пакета документов.
• Организация учета медикаментов и медицинских процедур с передачей данных от лечебных корпусов в бухгалтерию.
• Назначение процедур в электронной карте гостя, анамнез. 
• Назначение, прием оплаты и прохождение дополнительных платных услуг.
• Фиксация факта прохождения процедур.
• Организация учета продуктов питания с учетом количества гостей и передачей данных от столовой в бухгалтерию.
• Формирование меню и раскладок блюд.
  
• Формирование плана расхода продуктов с учетом количества гостей.
  
• Списание продуктов по технологическим картам.
  

Внедрение комплексного решения позволило организовать весь учет в едином информационном пространстве с оперативным доступом к необходимой информации на всех уровнях управления. Мобильный обмен информацией между подразделениями позволил:

• Сократить время на анализ и ввод первичных документов.
• Пользователям получать необходимые данные от других подразделений из программы на своем рабочем месте.
• Службе размещения обеспечить эффективную загрузку номерного фонда, планирование, визуальный контроль текущей оперативной шахматки номерного фонда.
• Медицинской службе вести учет гостей и историй болезни, контролировать и планировать загрузку медицинских кабинетов, отслеживать текущее состояние гостей.
• Службе питания оперативно получать данные по количеству гостей для формирования оптимального меню, повысить прозрачность учета продуктов и их экономию, сократить время на обработку данных.
• Бухгалтерии контролировать весь процесс учета в единой программе, на основе данных других подразделений формировать необходимую документацию. Проводить анализ выручки и затрат в разрезе видов деятельности и подразделений санатория. Своевременно предоставлять необходимую бухгалтерскую отчетность.
• Руководству санатория оперативно получать достоверную информацию от всех служб санатория в виде отчетности, контролировать расходование средств.

Все это привело к повышению качества обслуживания гостей санатория.

• Сократилось время ожидания гостей на стадии заселения, назначения курса лечения и питания.
• Гости получают индивидуальный график лечения, могут получить дополнительные услуги с контролем оплаты по единому лицевому счету.
• Со стороны персонала санатория осуществляется постоянный контроль за состоянием гостей.
• Гости могут получить перенос невостребованных по графику процедур или возврат средств.
• Сохраняется история лечения и пребывания гостей с предоставлением в дальнейшем скидок при повторном посещении.