Подсистема «Оперативный учет»

Оперативный учет — одна из «изюминок» программного комплекса «Учет. Анализ. Управление».

Жесткая регламентация бухгалтерского учета и механизмы типовых программных продуктов зачастую препятствуют «творческому процессу» управленца, будь то главный бухгалтер, руководитель отдела или генеральный директор. Как правило информация, в том виде, в котором она может быть предоставлена бухгалтерией предприятия не устраивает конечного пользователя ни по формату, ни по содержанию. Это вынуждает финансовую службу организации активно работать с электронными таблицами вручную, в то время как такая «таблица» уже есть, нужно только заставить работать ее по своим правилам.

Все чаще у руководителя возникает необходимость в системе альтернативного учета, поэтому подсистема встроенная в бухгалтерскую программу открывает достаточно широкие возможности использования. 

Решаемые задачи

Основной задачей при разработке данной подсистемы являлось предоставление пользователю широкого инструментария для выхода за рамки бухгалтерского учета.
Именно поэтому области применения практически не ограничены и зависят от потребности пользователя. Примерами практического применения являются:

• Организация учета фактически поступивших заявок покупателей для оценки потребности в закупках
• Организация учета времени исполнения работ, оказания услуг сотрудниками компании
• Первичный (оперативный) учет работ/услуг, оказываемых на постоянной основе или эпизодически с отложенным отражением в бухгалтерском и налоговом учете
• Учет входящей/исходящей корреспонденции
• Учет входящих/исходящих договоров юридической службой предприятия
• Учет ожидаемых поступлений по договорам, платежный календарь
• Отражение плановых показателей деятельности предприятия и сравнение с фактически достигнутыми
• Построение учета выручки от реализации в розницу по торговым точкам
• Учет предоставленных скидок покупателям

Сервисные возможности

Формирование реализации в бухгалтерском учете по данным оперативного Автоматическое формирование документов «Счет на оплату покупателю» и «Реализация товаров и услуг» по действующим исходящим договорам.  Документы формируются за указанный период.  Комплект документов для каждого договора состоит из трех документов: «Реализация товаров и услуг» — продажа услуг (включая абонентскую плату) в текущем периоде «Счет за услуги» — счет за оказанные услуги в текущем периоде «Счет авансовый» — счет за абонентскую плату следующего периода
Пакетное формирование и печать актов сверки с контрагентами Формирует акты сверок по выбранным контрагентам автоматически, уменьшая трудоемкость при массовой сверке.
Пакетная отправка документов по электронной почте Документы созданные в программном комплексе, а также любые внешние файлы можно массово рассылать на электронные адреса контрагентов.
Пакетное формирование печатных форм для почтовой корреспонденции Для рассылки документов посредством Почты России предусмотрены наиболее распространенные формы для вывода на печать (печать конвертов, этикеток на конверты, уведомлений).

Инструменты

План счетов

Универсальное средство учета активов, обязательств в суммовом и количественном измерениях и их источников. План счетов оперативного учета строится исходя из учетной политики компании с учетом требований к управленческой отчетности.

• Оперативный план счетов с предопределенными счетами для построения отчетов с несвойственной для бухгалтерского учета аналитикой.
• Введение собственных счетов в оперативный план счетов с учетом специфики деятельности предприятия.
• Кодировка счетов удобная пользователю (цифровая, смысловая).

Универсальный документ

В подсистеме нет множества различных документов для отражения отдельных операций. Все необходимые для отражения в оперативном учете операции выполняются всего несколькими документами.

• Документ оперативного учета.
  
• операции по счетам оперативного учета выполняются с использованием гибко настраиваемых типовых операций;
• типовая операция может выполняться как с использованием двойной записи, так и без нее.
• Входящий/Исходящий договор.

Типовые операции

Любой документ, выполняющий движения по бухгалтерским счетам, может параллельно выполнять движения в оперативном учете. Это исключает необходимость дублирования одних и тех же операций. Так, например, на предопределенном оперативном счете «Учет оплаты покупок» выполняются движения одновременно с проведением документов «Поступление товаров, работ, услуг» и «Списание с расчетного счета».

Кроме того, стоит упомянуть о возможности добавления типовых операций по бухгалтерским счетам к типовым документам.

Универсальный отчет

Представляет собой «Отчет-конструктор» и  позволяет:

• Вывести данные в печатную форму в том виде, в котором пользователю удобно их обрабатывать.
• Получать данные из различных источников информационной базы  (бухгалтерских, оперативных счетов, регистров накопления и сведений, справочников и документов).
  
• Оформить печатную форму по собственному шаблону (например, заменить название колонки «Дебет» на «Поступление», выделить строки цветом и т.д.).
• Получить данные из нескольких источников одновременно (например, остатки по счетам бухгалтерского учета 10 и 41) в одной печатной форме.
• Визуализировать полученную информацию (графики, диаграммы).
• Добавить в отчет вычисляемые по собственному алгоритму данные (например, при наличии в отчете количества и суммы - вычислить цену);
• Сохранить настройку отчета для использования в будущем, с интуитивно понятным названием (сохраненный отчет хранится в журнале отчетов как отдельный отчет).